Organisatie | Administratie

In mijn vorige artikel legde ik jullie al uit dat ik meer aandacht wil geven aan de organisatie hier in huis. Ik ben (over) georganiseerd en deel graag mijn tips met jullie. Mochten er punten zijn die jullie willen lezen hoe ik iets doe Let me know! Vandaag aandacht voor de administratie. Hoe zorg ik dat het allemaal op orde blijft? Hoe check ik of alles geregeld is? 

Als ik iets heb geleerd van mijn ‘volwassen’ jaren is dat je administratie maar beter op orde kunt hebben. Het scheelt stress, echt geloof me. Toen ik bij mijn ex weg ging was dit ook één van de cruciale punten die ik op orde moest krijgen. Ik moest orde scheppen in de enorme chaos en moest weten hoe ik ervoor stond. Ik heb voor mezelf een werkwijze ondervonden wat enorm goed werkt.

Ten eerste heb ik alle papieren uitgezocht en in mappen gedaan. Op dit moment heb ik mijn eigen map, mijn vriend en Keano. In deze mappen zitten alle verzekeringspapieren, contracten, jaaropgaves, belastingzooi enz. Alles wat je eigenlijk bij de hand zou moeten hebben mocht er iets gebeuren. Tegenwoordig gaat veel digitaal maar toch zorg ik dat ik het ook op papier heb, zeker verzekeringsgegevens en contracten. Ik merk dat hoe voller mijn mailbox word hoe onoverzichtelijk en mocht ik dan toch een verzekeringspapier nodig hebben dan hoef ik niet alles af te zoeken. Komt er een nieuwe overzicht voor de verzekering dan haal ik de oude er direct uit zodat je altijd de meest recente gegevens hebt.

In de grijze map ernaast zitten alle rekeningen. Er zit een plastic hoesje in waar alle acceptgiro’s en overige binnengekomen rekeningen in zitten. Veel komt tegenwoordig ook in de mail binnen, dus ook in mijn mail heb ik een map gemaakt met “nog te betalen” daar zet ik de binnengekomen rekeningen in en zodra ik de rekening betaal, één vast moment in de maand, pak ik deze mappen erbij.

Voorin de grijze map heb ik een overzicht zitten. Deze heb ik gewoon in excel gemaakt, geen moeilijk gedoe. Per maand kan ik zo afvinken als ik iets betaald heb. Ook heb ik vakjes open gelaten voor onvoorziene kosten zodat deze ook op het overzicht bijgeschreven kan worden. Nee ik hou geen echt huishoudboekje bij omdat wij een vast budget hebben voor de boodschappen. Deze wordt maandelijks van de rekening gepind en daar doen wij het mee.

Als de rekeningen betaald zijn bewaar ik ze alsnog in de grijze map, en in mijn mail in een map “betaald”. Zo kun je altijd nog even terug kijken als je bijvoorbeeld een declaratie of iets kwijt bent, want ook op rekeningen staan vaak je klantnummer en eventuele belangrijke gegevens die je bij een verzekering kunt hebben. Ook deze rekeningen gaan op maand in de map.

Loonstrookjes enz. ben je verplicht om minimaal 5 jaar te bewaren. Om te zorgen dat het geen onoverzichtelijke bende wordt plaats ik loonstrookjes apart in grote enveloppen. Eén voor mijn vriend en één voor mij zodat als we een loonstrookje nodig hebben deze gelijk kunnen vinden.

Naast al dit heb ik een excel bestand op de computer waarin alle inkomsten en vaste uitgaven staan. Zo zie je wat je over houd per maand en is het makkelijk aan te passen als je loon bijvoorbeeld veranderd. Excel berekend het met een verandering automatisch weer voor je uit.

Zoals ik hierboven al zei heb ik één vast moment in de maand waarop alle rekeningen eruit gaan. Zo weet ik zeker dat alles in één keer betaald is en vergeet ik niet dingen af te vinken waardoor ik toch nog moet nakijken of het betaald is of dat het per ongeluk is blijven liggen. Zo weet ik ook gelijk wat we die maand over houden en geven we dus nooit meer uit dan dat we hebben. Ik ben de enigste hier in huis die de administratie doet dus er worden ook geen dingen dubbel gedaan, en omdat ik werk met een afvinksysteem per maand kan mijn vriend alsnog kijken of het betaald is of niet.

Hoe werken jullie thuis met de administratie?

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.